¿Cómo podría la metodología de kanban beneficiar tu trabajo?

¿Cómo podría la metodología de kanban beneficiar tu trabajo?

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By Vilma Núñez

El flujo constante de trabajo es algo que siempre está presente en pequeñas y grandes empresas. Ser ágil y gestionar todas las tareas de manera eficiente, es lo que le permitirá a tu negocio desarrollar los procesos de forma exitosa. La metodología Kanban es el sistema que te ayudará a lograrlo, muchas empresas la están utilizando ¿te animas a probarla? 😉

¿Qué es la metodología Kanban?

Kanban es una palabra japonesa: “kan” significa visual y “ban” quiere decir tarjeta. Es decir, que el término se refiere a “tarjetas visuales”.

La metodología Kanban tiene como objetivo principal facilitar la gestión de los procesos, hacerlos ágiles y desarrollarlos en orden para cumplir con éxito todas las tareas.

A través de este método tanto tú como tu equipo de trabajo, podrán visualizar todas las tareas que se tienen pendiente, que se están desarrollando o que se han finalizado.

¿Cómo funciona el método Kanban?

Este método se lleva a cabo a través de un tablero, que puede ser físico o digital. Aquí se planean las tareas y se les hace un seguimiento de esta forma:

  1. Creas columnas con diferentes conceptos de prioridad o progreso del trabajo.
  2. Utilizas tarjetas en las que anotarás las tareas que tú o tu equipo de trabajo deben desarrollar.
  3. Vas moviendo las tarjetas según el progreso o prioridad del trabajo.

Este tablero permite tener control, orden e impulsa la responsabilidad y el compromiso para cumplir con cada proyecto establecido. Te doy un ejemplo: mi equipo y yo, trabajamos a través de un tablero digital. Todos tienen acceso a las tareas y eso significa que, todos están al tanto de todas las responsabilidades o actividades. Además de que, en cada tarjeta podemos agregar cualquier archivo o documento que facilite la revisión de cada proyecto. Dividimos las columnas de la siguiente forma:

  • Pendientes
  • Prioridad
  • En curso
  • Tareas finalizadas
  • Tareas aprobadas

¿De qué forma te beneficiaría en tu trabajo?

  • Permite mejorar de forma constante el flujo y la calidad del trabajo.
  • Se alivia el estrés y se incrementan las comunicaciones dentro del negocio.
  • Permite comprender qué cosas funcionan y qué cosas hay que eliminar de los procesos.
  • La visualización del tablero te deja evaluar que integrantes del equipo demoran en una tarea, que proyecto necesita colaboración de otros y cuáles actividades toman más tiempo.
  • Ahorras tiempo, porque trabajas en lo justo y necesario para ofrecer calidad.
  • Kanban te permite ser flexible y elaborar actividades por orden de prioridad.
  • Puedes personalizar los tableros según las necesidades, intereses y procesos de tu negocio, marca o empresa (hasta para organizar un viaje funciona).
  • Es sencillo de implementar, comprender y rápido de llevar a cabo.
  • Cuando llevas un control del tiempo y de las tareas puedes planificarte mejor y enfocarte en las cosas que realmente son necesarias.
  • ¡Chao procrastinación! La tecnología siempre nos invita y al tener mil tareas a la vez enfocarnos se hace cada vez más difícil, pero Kanban es la solución para no desperdiciar nada de tiempo.
  • Entregas todos los proyectos a tiempo y definitivamente estoy te hace sentir muy orgulloso y te motiva a seguir creciendo.
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Consejos para implementar la metodología de kanban

Definir y limitar

La idea de Kanban es ayudar a planificar mejor los tiempos, entonces lo principal es definir qué información irá en cada columna, qué estados van a representar y cómo se determinará que una tarea está finalizada.

Garantiza el equilibrio de este método limitando la cantidad de trabajo para que cada objetivo sea real, nadie tenga exceso de trabajo y todos los integrantes del equipo puedan completar los proyectos.

Dividir las tareas

Define la estructura de tu tablero, haz que la lectura de cada tarjeta sea fácil de comprender. Distingue con colores, etiquetas, fechas límites y personaliza lo más que puedas para que todos en tu negocio se sientan cómodos con los procesos.

Controlar el flujo de tareas

Lleva un seguimiento del tiempo que se invierte en cada tarea para evaluar si cada proceso está funcionando de forma correcta. Vacía la información de los trabajos finalizados y elimina cualquier distracción.

¡Prioriza! ¿Qué es urgente? No es necesario que seas un rayo, tu trabajo siempre debe ser de calidad. Pero hay tareas que son más importantes que otras y por esas debes comenzar.

Actualizar y mejorar

Comienza con el tablero más sencillo: “pendiente, en curso y finalizado”, conforme vayas estudiando y evaluando cada proceso, podrás ir agregando más columnas dependiendo de las necesidades de tu negocio.

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