Jubilando tecnologías obsoletas

Jubilando tecnologías obsoletas

0

By Enrique Dans

El secretario de estado de salud del Reino Unido, Matt Hancock, ha prohibido al Servicio Nacional de Salud (NHS) la adquisición de faxes, una tecnología que – con muy buen criterio – considera obsoleta y lista para su sustitución por el correo electrónico.

La aproximación del Servicio Nacional de Salud me evoca otros procesos de jubilación de tecnologías obsoletas en organizaciones que he vivido, y me lleva a plantearme hasta qué punto son eficientes. Hace muchos años, las compañías dejaron de adquirir máquinas de escribir, y sin embargo, las pocas que quedaban se seguían, en muchos casos, guardando como oro en paño porque algunas personas que no sabían cómo generar etiquetas fácilmente en un programa de proceso de textos consideraban que era más sencillo meter el sobre en una máquina de escribir y teclear la dirección. Muchos años después, aún quedaban máquinas de escribir en algunos departamentos, simplemente por no haber llevado a cabo un proceso de sustitución bien planificado.

El fax es una tecnología que muchas compañías aún consideran fundamental, sea por la extensión de su uso entre sus proveedores o clientes, o por factores como el hecho de que un documento firmado y enviado a través de fax sea considerado con validez legal, algo que resulta relativamente más engorroso obtener cuando se usa correo electrónico. El uso del fax, sin embargo, dificulta la trazabilidad de la información al pasarla de digital a analógica y hace que resulte difícil garantizar quién recibe realmente el documento, una simple hoja de papel impresa al otro lado sin que pueda verificarse quién la vio o la recogió, lo que plantea importantes problemas de confidencialidad cuando hablamos de información relativa a la salud de las personas, lo que hace que su uso plantee importantes inconvenientes.

¿Cómo debe llevarse a cabo un proceso de transición tecnológica como este? La idea de prohibir la adquisición de nuevas máquinas lleva a que se dejen de sustituir máquinas que se estropean, siempre que estas máquinas con problemas de funcionamiento no se intenten reparar más allá de lo que sería razonable, llevando a incurrir en un incremento del presupuesto de mantenimiento, o no sean utilizadas mucho más allá de su vida útil razonable, lo que puede generar auténticas “islas tecnológicas” en las organizaciones en las que persisten tecnologías obsoletas que no son utilizadas en ningún otro sitio y que ponen en peligro tanto protocolos de seguridad como incluso la imagen corporativa. En ese sentido, una aproximación más radical sería no tanto la prohibición de adquirir nuevas maquinas, sino la prohibición total de su uso, acompañada por una serie de protocolos para su sustitución, un procedimiento que implica rediseñar procesos y plantear las alternativas adecuadas con un mayor nivel de seriedad, o bien mantener únicamente una única alternativa centralizada y bajo control para casos de excepción en los que, por la razón que sea, no sea posible utilizar otra tecnología.

En el uso corporativo, el fax es cada vez más propio de compañías o bien anticuadas, o bien que se ven obligadas a mantenerlo debido a prácticas similares en sus proveedores o clientes. En ese sentido, forzar una sustitución que puede generar problemas comerciales o de interlocución puede ser complicado. Pero considerar esa circunstancia como una necesidad de mantener tecnologías claramente obsoletas debe ser algo que necesita plantearse con el adecuado pragmatismo, por mucho que su uso se considere arraigado o que se tenga familiaridad con él. Notificar a esas entidades externas del proceso gradual de retirada, ofrecer canales alternativos para el envío de la información o ponerse a su disposición para hacer más sencilla esa transición es algo que puede ser llevado a cabo cuando la posición negociadora lo favorece, pero mucho más complejo cuando se trata de PYMES o de compañías que no poseen la capacidad de hacer que otras más grandes cambien sus procedimientos. En esos casos, mantener el procedimiento obsoleto puede ser necesario temporalmente hasta que se disponga de una alternativa, aunque puede ser recomendable otorgarle el adecuado carácter de excepcionalidad, ponerlas bajo control, y forzar a la organización a adoptar tecnologías más acordes con los tiempos.

¿Tiene el fax todavía un uso habitual en vuestras organizaciones? Si es así, ¿está previsto sustituirlo? ¿Qué otras tecnologías siguen usándose a pesar de resultar claramente obsoletas?

Puedes leer el artículo completo en: : Jubilando tecnologías obsoletas

COMENTARIOS

Leave a Reply