5 Funcionalidades de Excel que te ayudarán en tu trabajo diario
¿Te imaginas llegar a la oficina por la mañana y crear informes de tus campañas de marketing con sólo pulsar una tecla?
¿Te imaginas sacar informes personalizados y con gráficos representativos de tu último proyecto?
¿Te imaginas poder analizar los datos obtenidos sobre el comportamiento de tu cliente frente a productos ofrecidos?
¿Te imaginas poder crear plantillas para controlar los presupuestos ofertados?
Pues deja de imaginar, porque todo esto y mucho más puedes hacerlo con Microsoft Excel, el programa que te permitirá trabajar con la hoja de cálculo de manera ágil y profesional. Este software pertenece al paquete de Office junto a otros programas como Access, Word o Powerpoint.
Excel es más fácil de utilizar de lo que en principio puede parecer. Creación de tablas, gráficos, formatear los datos y analizarlos serán tu día a día para que ganes tiempo y dinero.
Excel es utilizado por múltiples profesionales para tareas económicas, estadísticas, de finanzas, investigaciones y también para tareas de marketing. En definitiva cualquier profesional que necesite analizar y crear informes no puede dejar de utilizar esta hoja de cálculo.
A continuación te muestro 5 funcionalidades de Excel que podrás utilizar en tu próximo proyecto:
Funcionalidad 1. Formato condicional
Gracias al formato condicional podrás aplicar diferentes formatos a las celdas dependiendo de los valores que contengan.
De esta manera puedes formatear con un fondo verde aquellos clientes que te hayan comprado más productos. Gracias a ese formato podrás visualizar de manera rápida tus mejores clientes.
Acceso: Inicio>Estilos>Formato condicional.
Funcionalidad 2. Inmovilizar filas y columnas.
Seguro que en más de una ocasión has tenido un listado muy grande de clientes y en la primera columna tenías su nombre. Suele ocurrir que la información que quieres comprobar se encuentra en una columna muy alejada y por lo tanto la columna del nombre queda muy a la izquierda.
Con la opción de inmovilizar filas y columnas podrás dejar una fila o columna fija y de esta manera poderte mover pon el resto de información, sin perder de vista a que cliente pertenecen los datos.
Acceso: Vista>Inmovilizar>Inmovilizar paneles
Funcionalidad 3. Tablas dinámicas.
Con las tablas dinámicas podrás crear tablas de manera automática permitiéndote poder elegir que campos quieres que aparezcan en las filas, columnas y datos centrales de dicha tabla.
Su funcionamiento es muy fácil y simplemente arrastrando campos creamos tablas complejas muy rápidamente.
Acceso: Insertar>Tablas dinámicas
Funcionalidad 4. Funciones.
Excel dispone de muchas funciones que te harán el trabajo mucho más fácil. Están clasificadas por categorías. Así tenemos funciones de texto, de fechas, de búsquedas o incluso para hacer búsquedas de base de datos
Ejemplo: EXTRAE(“Excel 2013”;1;5)à Extrae del texto “Excel 2013” cinco caracteres empezando por el primer carácter. Esta función devuelve “Excel”.
Acceso: Formulas>Insertar función
Funcionalidad 5. Validación de datos.
Gracias a esta funcionalidad podemos restringir la información introducida en una determinada celda a los valores que nos interesen. Puedes ser valores fijos o valores que se tengan que elegir de una lista que definamos en nuestra hoja de cálculo.
De esta manera evitamos que se produzcan errores a la hora de introducir los datos, pues limitamos los valores que se pueden escribir. Si intentamos meter un valor no válido saltaría un aviso.
Acceso: Datos>Validación de datos.
Estas son sólo 5 funcionalidades de las cientos que puedes utilizar en Excel. No lo dudes, si quieres analizar información y que no se te escape ningún dato ésta es tu herramienta.
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Imagen Cabecera: ShutterStock
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